Cómo hacer un presupuesto: qué escribir y cómo enviarlo
Un buen presupuesto es claro, completo y llega pronto. Aquí encuentras qué escribir, cómo hacer las cuentas y cómo evitar los errores que hacen perder trabajos.
Qué es un presupuesto
Es el documento con el que propones a un cliente un trabajo y su precio, antes de empezar. Sirve al cliente para decidir y a ti para dejar por escrito qué vas a hacer, a qué precio y en qué condiciones.
Cuando el cliente lo acepta, se convierte en la referencia del acuerdo entre ambos. Por eso conviene que sea preciso: lo que no está escrito suele acabar en discusión.
Qué debe contener un presupuesto
No hay un modelo único, pero un presupuesto profesional casi siempre tiene estas partes.
- Tus datos
- Nombre o razón social, identificación fiscal, dirección y datos de contacto.
- Los datos del cliente
- Nombre o razón social y, si es una empresa, su identificación fiscal.
- Fecha y validez
- Cuándo lo has hecho y hasta cuándo vale el precio. Normalmente 15 o 30 días.
- El trabajo, concepto por concepto
- Una línea por cada tarea, suministro o fase, con una descripción que el cliente entienda.
- Cantidad y precio unitario
- Horas, jornadas, metros cuadrados, unidades. El cliente ve cómo se llega al total.
- Descuentos
- Si haces alguno, indícalo en la línea a la que se aplica, no con una cifra redonda al final.
- IVA y total
- Base imponible, IVA con su tipo y total. Si estás exento, escribe la mención que corresponda y confírmala con tu asesor.
- Condiciones
- Forma de pago, posible anticipo, plazos de ejecución y qué no está incluido.
Un ejemplo con las cuentas
Un pintor prepara un presupuesto para una oficina de 120 m², con un 10 % de descuento en la pintura.
Líneas. 120 m² × 8,00 € son 960,00 €. El emplastecido cuesta 150,00 €. La pintura cuesta 200,00 € con un 10 % de descuento: 180,00 €.
Base imponible. Es la suma de las líneas ya con descuento: 960 + 150 + 180 = 1.290,00 €.
IVA. Se calcula sobre la base imponible: 1.290,00 € × 21 % = 270,90 €.
Total. Base imponible más IVA: 1.560,90 €. Es lo que paga el cliente.
Los errores más comunes
Descripciones vagas
«Trabajos varios» o «Consultoría» no dicen nada. El cliente compara y se queda con quien se hace entender.
Sin fecha de vencimiento
Sin validez, un cliente puede volver a los seis meses y pedirte el mismo precio.
IVA poco claro
Si no queda claro si los precios llevan el IVA incluido o no, el total acaba en discusión.
Faltan las condiciones de pago
Anticipo, saldo y plazos se escriben antes, no se negocian con el trabajo terminado.
Enviarlo tarde
Un presupuesto enviado el mismo día vale más que uno perfecto enviado una semana después.
No hacer seguimiento
Muchos presupuestos se pierden porque nadie vuelve a llamar. Anota cuándo lo enviaste y cuándo volver a hablar con el cliente.
Cómo enviarlo y hacer seguimiento
Lo clásico es un PDF adjunto a un correo. Funciona, pero no sabes si el cliente lo ha abierto. Un enlace al presupuesto te dice cuándo se ha visto y permite al cliente aceptarlo al momento, incluso desde el móvil.
Si el cliente lo ha visto pero no responde, ponte en contacto pasados unos días: una llamada breve para preguntar si tiene dudas. Cuando acepte, guarda la confirmación por escrito junto con el presupuesto.
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